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Política de Tratamento de Denúncias

Versão 22/12/2022

1. OBJETIVO: Descrever o processo de recepção e tratamento de denúncias recebidas, como mecanismo de conhecimento e apuração de atos de corrupção, práticas antiéticas, descumprimento das leis e normas internas, além de auxiliar a empresa no seu aperfeiçoamento, aprimoramento de controles e medidas preventivas e corretivas.

2. ABRANGÊNCIA: Aplica-se às denúncias recebidas via canal exclusivo e independente, para comunicação de indícios de ilicitude, fraude ou violação de normativas internas, cometido por colaboradores, clientes, parceiros de negócios e/ou fornecedores. A responsabilidade pela gestão do Canal de Denúncias é da área Compliance.

3. DEFINIÇÕES: Para fins deste Procedimento, são aplicáveis as seguintes definições:

• Denúncia: Comunicação enviada a um canal exclusivo e confidencial, detalhando possíveis atos ilícitos ou antiéticos (ex: fraudes, lavagem de dinheiro, corrupção, conflito de interesses, condutas irregulares, dentre outras ilicitudes que envolvam a empresa, clientes e/ou fornecedores;
• Colaborador: Empregados da empresa fixos ou temporários, de qualquer nível hierárquico, diretores e terceiros que prestem serviços contratados pela empresa;
• Denunciado: Envolvidos no fato denunciado, que lhe é atribuída responsabilidade como autor material ou intelectual, cúmplice ou encobridor deste;
• Denunciante: Qualquer pessoa que formaliza uma denúncia por meio de canal exclusivo e confidencial;
• Evidências: Todos os meios e indícios que sustentam a denúncia de um fato irregular e os coletados durante a fase de investigação, que subsidiam provar o fato denunciado.

4. CANAL DE DENÚNCIAS: A empresa fornece meios para que as denúncias possam ser realizadas de forma confidencial e anônima, através do canal: denuncia@doppus.com

4.1. Requisitos Mínimos: As denúncias devem conter uma descrição detalhada da provável irregularidade ou ilícito denunciado, contendo: data da ocorrência, nome do(s) envolvido(s), ilícito cometido, evidências do fato relatado, indicação de meios comprobatórios (e-mails, imagens de câmeras internas, mensagens de texto, entre outros) e indicação de possíveis testemunhas;

Caso seja necessário complementar documentação, o denunciante terá o prazo de 3 (três) dias úteis para responder a solicitação. Ultrapassado o prazo sem retorno, a denúncia será arquivada.

4.2. Admissibilidade: O time de investigações internas deverá coletar os dados e informações pertinentes ao fato denunciado, tais quais: Circunstâncias do incidente (datas, horas, nomes, locais); Pessoas envolvidas (nome, sobrenome, cargo, área ou dados que permitam sua individualização); Tipo e localização de documentação ou provas; Possíveis testemunhas; e Evidências, documentos e/ou outras informações que possam ser relevantes para a avaliação do caso.

Em seguida, será qualificada a criticidade da denúncia, avaliando a necessidade de cumprimento de requisitos legais para garantir a validade das provas e/ou a necessidade de ações imediatas de prevenção dos riscos iminentes de danos a uma pessoa, a ativos significativos da empresa ou de uma violação legal.

4.3. Conformidade: Se a denúncia envolver clientes e parceiros de negócio, será recebida diretamente pelo setor de Compliance. Se a denúncia envolver colaboradores e fornecedores, será recebida diretamente pelo setor de Human Resources. Se a denúncia envolver um dos membros da equipe responsável pela análise, será recebida diretamente pelo CEO, que designará um investigador.

4.4. Investigação: O analista poderá recorrer à informações públicas, sistemas, recursos de rede, câmeras de segurança e meios eletrônicos, assegurada a privacidade estabelecida pelo regramento do Código de Conduta.

Ademais, pode ser necessário realizar consultas ou entrevistas com pessoas relacionadas ao fato denunciado para obtenção de evidências ou assessoria de outras áreas sobre um tipo de operação ou matéria específica.

4.5. Conclusão da Investigação: Será emitido um relatório ao final da investigação, contendo os dados da denúncia (área denunciada, pessoas envolvidas, canal de denúncia utilizado, entre outros), a análise efetuada, as principais evidências, entrevistas realizadas, as conclusões do caso, indicações das violações às normativas internas e/ou Legislação vigente, bem como as recomendações de medidas disciplinares, se aplicáveis e de melhorias em fluxos ou processos.

O resultado da investigação será comunicado ao:

• CEO: Caso sejam feitas recomendações de sanção a colaboradores;
• SETOR RESPONSÁVEL: No caso de recomendações que visam melhorias em fluxos ou processos;
• LEGAL: Caso a recomendação seja pela demissão de colaborador; início de ações judiciais; quando há risco da empresa ser demandada judicialmente; quando se identificar o cometimento de um delito penalmente punível ou quando se tratar de assunto que possa gerar consequências legais graves;

4.6 Encerramento da Denúncia: Será comunicado ao denunciante o encerramento da denúncia. O processo de investigação não pode exceder o prazo de 30 (trinta) dias corridos, contados a partir da designação do responsável pela investigação. Esse prazo pode ser prorrogado, para viabilizar a produção de evidências complexas ou que exijam prazo superior.

5. REGULATÓRIO: Para cumprimento da Resolução CMN 4.859/2020, a área de investigações manterá relatório atualizado com:

• O número de comunicações recebidas;
• A natureza das comunicações;
• As áreas competentes pelo tratamento da situação;
• O prazo médio de tratamento; e
• As medidas adotadas pela instituição.

6. ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS: Tanto as denúncias recebidas como as provas, os relatórios e os procedimentos de resolução serão documentados em um registro confidencial de denúncias. Esta documentação deve ser guardada por um período de 10 (dez) anos.

7. GARANTIAS: O presente documento deve garantir em todos os casos:

• Confidencialidade: A informação relacionada com as denúncias recebidas e processos de investigação será confidencial e somente poderá ser divulgada a pessoas que necessariamente devam ter a informação para a investigação e/ou tomada de decisão;
• Proteção do Denunciante: Durante todo o processo serão aplicadas medidas que garantam a segurança, manutenção das condições de trabalho e o anonimato, se assim o desejar, do denunciante;
• Legalidade: Todos os processos devem cumprir os regulamentos aplicáveis pelo Banco Central do Brasil (“Bacen”) e Conselho Monetário Nacional (“CMN”) e todas as outras leis e normas a que a empresa está sujeita;
• Proteção dos Direitos do Denunciado: O procedimento deverá garantir que os direitos do denunciado não serão violados, não serão aplicadas sanções, nem sua reputação será afetada, se os fatos denunciados não tiverem sido verificados;
• Independência e Objetividade: Todos os processos (recepção, investigação, tomada de decisão) deverão contar com a independência e objetividade das pessoas envolvidas, assegurando a equidade e consistência dos processos e ações;
• Não Retaliação: Considera-se retaliação qualquer ato injustificado que prejudique ou tente prejudicar deliberadamente uma pessoa por ter feito uma denúncia ou colaborado em uma investigação interna de boa fé. As represálias são proibidas e devem ser denunciadas pelo canal de denúncia mencionado. As denúncias de retaliação iniciarão uma investigação interna, que deverá cumprir os requisitos de independência e objetividade, juntamente com os demais requisitos do presente documento. Na existência de represálias, aplicar-se-ão sanções contra os responsáveis.